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Aujourd’hui, il semble que le temps s’accélère et nous avons parfois le sentiment d’être enseveli sous une pile de choses à faire. Comment gérer efficacement nos taches pour travailler plus zen ? Comment mieux s’organiser, rebondir et trouver rapidement des solutions face à des situations de plus en plus complexes ? Certaines applications peuvent nous aider considérablement à le faire. Tour d’horizon …

  1. Azendoo, idéal pour le travail en équipe
  2. Doodle, prendre RDV avec un agenda surbooké
  3. Evernote, pour garder et classer vos notes
  4. Google Drive, la suite bureautique gratuite en ligne
  5. Dropbox, la boite de rangement et de partage
  6. Zoho CRM, le super répertoire gratuit
  7. Dashlane, pour retrouver tous vos mots de passe
  8. Weezevent, organisez facilement vos événements
  9. Zendesk, le support technique
  10. Pixl Editor pour retoucher vos photos
  11. Google Alert, être averti lorsqu’on parle de vous
  12. Mindmup, le mind-mapping collaboratif
  13. CamCard, pour gérer toutes vos cartes de visites
  14. We Transfer, transférez facilement des fichiers lourds
  15. Neo-Nomade, trouver un endroit pour travailler

 

AZENDOO, IDÉAL POUR LE TRAVAIL D’ÉQUIPE

Azendoo est une application conçue et développée en France (cocorico !!!) destinée à tous ceux qui travaillent en équipe et qui recherchent l’efficacité et la simplicité avant tout. C’est une solution idéale pour des équipes de 2 à 20 personnes (je n’ai pas encore essayé avec plus d’utilisateurs) et après l’avoir testé avec de nombreux groupes de travail, je vous confirme qu’elle est très appréciée par ses utilisateurs (même ceux avec un niveau faible en informatique). J’ai d’ailleurs déjà parlé d’Azendoo ici.

azendoo une application pratique pour travailler plus zen

Comment ça marche Azendoo :

  • On crée d’abord un « espace de travail » pour l’entreprise, l’association ou le groupe, et on ajoute les utilisateurs avec leurs adresses emails.
  • On créer plusieurs « sujets ». Exemples : communication, bureau, projets, support client, aménagement, … On peut attribuer des personnes spécifiques par catégories. Exemple : Mr Dupont verra le sujet « communication » mais pas « support client ».
  • Chaque « sujet » est divisé en « parties » :
    • Les messages : c’est là qu’on peut ajouter des petits mots accompagnés ou non de liens, pièces jointes. Chaque message peut être commenté. C’est donc particulièrement pratique pour partager une info ou poser une question au groupe.
    • Les tâches : cette fonction extrêmement pratique permet de lister tout ce qu’il y a à faire. On peut attribuer des responsables et/ou des dates limites pour chaque tâche.
    • Les « documents » : on peut retrouver facilement dans cette zone tous les documents liés aux messages ou aux tâches : images, pdf, documents word, etc .. Le partage se fait en envoyant une pièce jointe directement sur l’application, ou via Dropbox, Google Drive, etc ..

Prix : Azendoo est disponible gratuitement sur tous les supports (web et smartphone) et propose une version Premium pour pas très cher qui permet en plus de gérer facilement les documents.

Note perso : Avec du recul, je ne comprends même pas comment on peut travailler sans ! Compatible avec Google Drive, Dropbox, et quasi toutes les applications pratiques.

Essayer Azendoo

DOODLE, PRENDRE RDV AVEC UN AGENDA SURBOOKÉ

Doodle pour prendre facilement des RDVLa prise de rendez-vous peut s’avérer compliquée lorsque l’on doit faire avec plusieurs personnes surbookées. La solution Doodle est simple et évidente : il suffit de proposer plusieurs jours et plages horaires, et chacun vient cocher les cases suivant ses disponibilités.

Une fois que tout le monde a indiqué ses vœux, on choisit la date qui arrange le plus de personnes et on clôt le Doodle. Une notification est envoyée à tous pour confirmer la date de rendez vous et si vous avez lié votre agenda, il sera mis à jour automatiquement.

Prix : gratuit, avec une version payante pour personnaliser vos questionnaires.

Note perso : totalement indispensable pour la prise de rendez-vous dès qu’on est plusieurs ou avec un planning chargé.

Pour essayer Doodle, c’est ici.

EVERNOTE, POUR GARDER ET CLASSER VOS NOTES

evernote pour rendre de notes partoutQui n’a jamais pris de notes sur un coin de papier pour l’égarer ensuite machinalement quelque part .. (oui mais où l’ai-je rangé déjà ?), et le retrouver bien plus tard sans se rappeler de son utilité ? A quoi servent les notes si on ne peut pas les réutiliser correctement ?

De là est née l’idée d’Evernote : un outil qui réunit toutes vos notes, les classe par types et par mots-clés (ou étiquettes), et qui surtout permet de les avoir sous de multiples formats :

  • texte classique
  • photo (que vous prenez pour l’occasion ou déjà stockée)
  • pièce jointe (pdf, jpg, word, …)
  • enregistrement audio
  • texte manuscrit ou dessin
  • rappel (parfait si vous avez des taches à remplir durant la journée)

Autres atouts d’Evernote

  • les notes sont enregistrées par défaut avec un titre donné en fonction de votre géolocalisation ou de votre rendez vous en cours (par exemple, si vous êtes dans la salle d’attente du Docteur Moreau, le titre de la note portera le nom de « Note depuis le Dc Moreau », à moins que vous ne le changiez vous-même).
  • vous pouvez capturer les articles et les recherches de votre navigateur, vous permettant ainsi de réunir en un seul endroit toutes les informations nécessaires lors de la préparation d’un projet.
  • vos notes sont toutes synchronisées d’un appareil à un autre (téléphone, ordinateur, tablette , ..)
  • vous avez la possibilité d’envoyer vos notes sur Evernote depuis l’application, son site web, ou même depuis votre boite email.

Prix : Evernote est disponible gratuitement sur tous les supports, la version Premium vous permet d’augmenter votre espace de stockage.

Note perso : Avec du recul, je ne comprends pas comment on peut travailler sans !

Essayer Evernote gratuitement

GOOGLE DRIVE, LA SUITE BUREAUTIQUE GRATUITE EN LIGNE

google drive pour travailler plus zenMême si Google Drive est de plus en plus connu, je ne pouvais pas écrire un article sur les outils numériques sans en parler : en effet, cette application gratuite en ligne a de nombreux atouts :

  • Google Drive étant une suite bureautique gratuite en ligne, vous pouvez créer des document Word, Excel, Power point, etc .. sans avoir à acheter le Pack Office de Microsoft
  • elle vous permet de travailler à plusieurs sur un même document (donc sans avoir  gérer toutes les versions d’un document, ce qui est aussi fastidieux que chronophage et source d’erreurs)
  • vous pouvez prendre des notes lors d’un rendez-vous depuis n’importe quel support connecté au web, que ce soit un téléphone, un ordinateur qui ne vous appartient pas
  • vous pouvez partager ces documents avec qui vous voulez, soit en lecture seule, soit en commentaire, ou avec modification
  • vous pouvez exporter vos documents au format voulu, .docx, .ods, .odt, .doc et  même en .pdf.
  • vous pouvez utiliser Google Drive pour y faire du stockage de fichiers.

Prix : 15 Go gratuit, payant au delà. Seul impératif : avoir un compte Gmail.

Note perso : un outil indispensable pour travailler à plusieurs, compatible avec la majorité des applications de travail collaboratif.

Tester Google Drive

DROPBOX, LA BOITE DE RANGEMENT ET DE PARTAGE

Dropbox pour partager et travailler plus zenDropbox est un dossier qui s’installe dans vos documents et qui permet de garder sous la main tous vos fichiers importants, avec des avantages comme :

  • mise à disposition de vos documents depuis n’importe quel ordinateur connecté via l’interface web, un login et un mot de passe
  • synchronisation du contenu de ce dossier sur tous vos ordinateurs (celui du bureau, de la maison, votre tablette, voire votre smartphone)
  • le partage de certains dossiers avec des contacts

Prix : 2 Go d’espace par défaut, mais vous pouvez l’augmenter à chaque fois que vous parrainez quelqu’un. 10 euros/mois pour 1 To. Sur la version payante, vous pouvez ajouter des mots de passe sur les partages, effacer à distance les données sur un appareil perdu, définir des délais particuliers sur les partages, etc ..

Note perso : un bon outil de partage, extrêmement pratique, qui nécessite cependant que vous copiez/collez vos documents dans le dossier prévu à cet effet pour pouvoir effectuer des partages.

Tester gratuitement Dropbox

ZOHO CRM, LE SUPER RÉPERTOIRE GRATUIT

Zoho CRMLes CRM sont des répertoires destinés à classer vos contacts professionnels. On y retrouve les entreprises (que l’on peut classer par groupes), les contacts (de un à plusieurs), amis aussi des informations complémentaires et des rappels qui peuvent servir, comme des futurs besoins, les salons auxquels vont participer vos contacts, etc …

Si les CRM sont utilisés dans toutes les grandes entreprises, ils sont souvent délaissés par les petites structures pour une raison simple : leur coût. Or, Zoho CRM étant gratuit jusqu’à 10000 contacts, il serait dommage de ne pas en profiter ! De plus, l’application est très personnalisable, ce qui lui permet de s’adapter exactement (ou presque) à tous vos besoins.

Prix : gratuit jusqu’à 10000 contacts

Note perso : le CRM Zoho fait parti d’une suite d’applications extrêmement intéressante à tester !

Essayer Zoho CRM

DASHLANE, POUR RETROUVER TOUS VOS MOTS DE PASSE

dashlane vos mots de passe cryptés et sécurisés Dashlane est un portefeuille numérique  sécurisé et crypté qui vous permet de centraliser tous vos mots de passe, mais aussi vos documents sensibles comme vos papiers d’identités.

Les avantages de Dashlane

  • vous vous identifiez une seule fois lorsque vous allumez votre ordinateur et il tape pour vous vos logins et mots de passe lorsque vous allez sur vos applications
  • les mots de passe sont chiffrés avec AES-256 qui est le meilleur standard du marché
  • vous pouvez l’installer sur tous vos ordinateurs, tablettes, téléphones pour qu’il tape à votre place vos mots de passe (à condition bien sur que vous vous soyez identifié au préalable)
  • pour augmenter le niveau de sécurité, vous pouvez même utiliser vos empreintes digitales
  • Dashlane gère pour vous les multi-sessions, c’est à dire que si vous avez par exemple plusieurs comptes Facebook, lorsque vous arrivez sur le site, il vous demandera avec quel compte vous souhaitez vous connecter, quel que soit le navigateur
  • l’application vous informe du niveau de sécurité de vos mots de passe et vous propose de les changer s’il pense qu’ils sont trop faciles à trouver
  • les extensions s’installent sur tous les navigateurs pour permettre à l’application de vous identifier sur les différents sites
  • possibilité de naviguer sur le navigateur ultra sécurisé de Dashlane (depuis votre smartphone ou Linux par exemple)

Prix : gratuit sur un seul ordinateur, mais si vous souhaitez l’utiliser sur plusieurs supports et synchroniser les infos, il vous faudra la version Premium qui coûte 40 euros par an.

Note perso : ma vie numérique est devenue beaucoup plus simple depuis que je l’ai. Finis les interminables essais pour retrouver le bon mot de passe sur le bon site !

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WEEZEVENT, ORGANISEZ FACILEMENT VOS ÉVÉNEMENTS

weezevent billetterie en ligne

Weezevent est une application de billetterie et de réservation en ligne. Grace à ce service, il devient facile d’organiser des événements et de vendre en ligne les billets (avec paiement sécurisé). Vous pouvez contrôler les entrées avec l’outil de contrôle et d’accueil disponible pour smartphone. Pratique, simple d’utilisation, il vous permet également la vente de billets directement depuis les réseaux sociaux.

Prix : l’application vous permet d’organiser gratuitement vos événements et prend une commission sur chaque billet payant.

Note perso : c’est le type d’application que me demandent souvent mes clients, pour gérer leurs événements depuis leur site web. Certes, ce n’est pas la seule à être pratique, mais celle-ci à le mérite d’être proposée entièrement en français et fonctionne bien.

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ZENDESK, LE SUPPORT TECHNIQUE

zendesk le support client facileZendesk est une application de support technique destinée aux utilisateurs de produits : cela peut être un appareil, un logiciel, un service, … Elle permet de faire remonter des problèmes vers le fabriquant ou le distributeur. En fait, ce type de service devrait être proposé par toutes les entreprises soucieuses de la qualité de leurs produits et de leur image : savoir ce qui est à améliorer permet de garder toujours une longueur d’avance sur ses concurrents !

Zendesk permet à vos utilisateurs de faire remonter leurs remarques via les canaux de votre choix : email, téléphone, chat, Facebook, Twitter, ou forums. Depuis votre interface, vous pouvez classer ces retours en fonction de leurs importances, de catégories personnalisées, ou de mots clés, et les attribuer à un responsable. Depuis le dashboard, vous avez une visibilité sur tout ce qu’il reste à traiter, et ce qui a été réglé.

En fonction de l’offre choisie, vous pourrez ajouter un petit questionnaire de satisfaction (très court donc avec un fort taux de réponse), avec accès à des rapports détaillés (exemple : nombre de réclamations hebdomadaires, traitements effectués, taux de satisfaction client, etc …), créer un site de support en quelques clics, etc.

Prix : L’offre est très accessible puisqu’elle démarre avec 1$/mois pour 3 utilisateurs.

Note perso : on sous-estime trop souvent le service et le support-client. Cette application me semble donc être indispensable pour toute entreprise cherchant à s’améliorer, à découvrir et à développer de nouveaux marchés.

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PIXLR EDITOR POUR RETOUCHER VOS PHOTOS

Pixlr Editor - Tutorial pour ajouter du texteQui n’a jamais eu besoin de retoucher une image avant de la mettre sur une présentation, l’envoyer par email ou la mettre sur son site web ? Pourtant, bien souvent, il faut faire appel à un infographiste pour ce genre de mission.

Grâce à Pixlr Editor, vous allez pouvoir faire des modifications simples (recadrages, yeux rouges, ajout de texte) sur vos images, gratuitement, et quel que soit votre ordinateur. Je vous en avais d’ailleurs déjà parlé, pour redimensionner des images ou personnaliser des étiquettesici.

Prix : gratuit

Note perso : hyper pratique quand on n’a pas photoshop sous la main, et facile à utiliser.

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GOOGLE ALERT, ÊTRE AVERTI LORSQU’ON PARLE DE VOUS

Google alertsQui n’a jamais rêvé de savoir tout ce qui se disait sur lui ? Google Alert vous le permet, et bien plus encore ! En fait, cet outil vous propose de choisir des mots, des noms, ou des expressions et de les enregistrer. Ainsi, à chaque fois qu’elles seront écrites sur le web, vous recevrez une alerte email, soit quotidienne, soit hebdomadaire, au choix.

Prix : gratuit. Seule condition : avoir un compte Gmail

Note perso : toutes les entreprises devraient l’utiliser pour faire de la veille technologique mais aussi sur leur nom.

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MINDMUP, LE MIND-MAPPING COLLABORATIF

Mind Mapping gratuit en ligneMindmup est une application gratuite en ligne vous permettant de faire du mind-mapping collaboratif. Vous pouvez partager vos cartes sur les différents réseaux sociaux ou sur Google Drive,

Prix : gratuit

Note perso : encore une application gratuite super pratique, que tout le monde devrait utiliser pour trouver des axes d’amélioration.

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CAMCARD, POUR GÉRER TOUTES VOS CARTES DE VISITES

CamCard le gestionnaire de cartes de visitesSi, comme moi, vous récupérerez régulièrement de nombreuses cartes de visite de contacts professionnelles, vous avez probablement des piles éparpillées un peu partout à ne plus savoir qu’en faire. En fait, depuis que j’ai trouvé CamCard, je n’ai plus ce soucis. Aperçu des fonctionnalités :

  • avec votre téléphone, prenez en photo la carte de visite qu’on vient de vous tendre : CamCard va lire automatiquement tous les textes, les reconnaître et proposer de remplir lui-même la fiche de contact
  • chaque carte de visite peut être classée par groupe, et/ou mot-clés
  • vous pouvez retrouver toutes vos cartes de visites sur le site web de l’application depuis votre ordinateur de bureau
  • possibilité d’exporter toutes vos cartes de visites au format .xls

Prix : gratuit

Note perso : indispensable pour éviter les piles de cartes de visite à n’en plus finir !

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WETRANSFER, TRANSFÉREZ DES FICHIERS LOURDS

WeTransfer pour envoyer des fichiers lourds à vos destinatairesVous avez un fichier lourd à envoyer, et votre logiciel de messagerie et/ou la Netiquette vous empêchent de l’envoyer directement ? Pas de soucis : WeTransfer vous permet d’envoyer gratuitement des fichiers volumineux, et vous recevrez même une notification lorsque le destinataire aura téléchargé les fichiers.

Prix : gratuit pour envoyer des fichiers allant jusqu’à 10 Go, payant au delà.

Note perso : la solution la plus simple pour envoyer des fichiers volumineux. Juste un conseil, si vous devez envoyer plusieurs fichiers d’un seul coup à un destinataire, c’est quand même plus pratique pour le destinataire de les recevoir zippés (compressés au format .zip) pour qu’ils soient tous réunis dans un même dossier.

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NEO-NOMADE, TROUVER UN ENDROIT POUR TRAVAILLER

Neo-Nomade, trouver un espace de travail en coworkingPas facile de trouver un coin tranquille pour travailler lorsqu’on est entre deux clients et qu’on cherche une connexion avec son ordinateur, surtout en déplacement dans une ville inconnue. Avec l’application Néo-Nomade, vous allez pouvoir identifier des zones de connexions possibles ou des espaces de coworking pour pouvoir vous installer quelques heures.

Neo-Nomade propose également la location de bureaux pour de courtes durées allant de quelques heures à quelques mois. Pratique pour les petites structures en pleine evolution !

Prix : localisation gratuite, location de salles payante.

Note perso : bien pratique lorsqu’on est en déplacement.

Essayer Neo-Nomade